Síndico estreante: dicas para melhorar sua gestão

LicitaMais

Cada vez mais aumenta o número de síndicos “de primeira viagem”, ou seja, aquelas pessoas que assumem o cargo pela primeira vez. Essa função, porém, é de grande responsabilidade e exige muitos cuidados.

Veja oito dicas de como administrar bem o seu condomínio:

Despesas – o novo síndico precisa saber como funcionam as despesas de um condomínio. Cerca de 90% dos gastos de um prédio estão relacionados com os pagamentos dos funcionários, água, luz e contratos de conservação e manutenção. Para qualquer planejamento posterior, é importante saber quanto se arrecada, o perfil da inadimplência e como é feita a gestão financeira.

Situação legal – toda vez que há troca de síndico nos condomínios deve-se fazer a atualização cadastral. Acompanhe com a administradora do prédio a atualização do cadastro do CNPJ na Receita Federal, a atualização na Certificação Digital e nos órgãos municipais. Esta rotina, determinada pela Lei, preserva o novo síndico, o antigo e mantém a situação cadastral do condomínio em ordem.

Documentos – o síndico deve ficar atento aos documentos gerados pelo condômino. De acordo com a Lello, a cada ação, um condomínio gera cerca de 1 mil novos documentos. Alguns deles devem ser guardados de forma permanente, como cartão de CNPJ, convenção, planta do empreendimento, processos trabalhistas e prontuários de funcionários.

Alguns devem ser arquivados por períodos que superam uma década e podem chegar a 35 anos, a exemplo dos exames médicos de admissão e demissão de funcionários, Darfs, guias de recolhimento de Fundo de Garantia e pastas de prestação de contas.

Áreas comuns – o síndico é o responsável pela manutenção das áreas e equipamentos de uso comum do condomínio, cujas regras são estipuladas no regimento interno, incluindo multas e outras penalidades. Contando com a ajuda do zelador, o síndico deve cuidar para que áreas como hall de entrada, hall dos elevadores, garagens, piscina, quadras, salão de festas e outros locais sejam utilizados conforme as normas estabelecidas no regimento. A manutenção de áreas como piscina e playground deve seguir as determinações das normas do prédio.

Habilidades sociais – além de gestor, o síndico é um intermediador de conflitos e demandas dos condôminos. Disponibilizar canais de comunicação, como e-mails ou os tradicionais livros de sugestões, são importantes para que o síndico saiba o que está ocorrendo no condomínio.

O ideal é que o síndico tenha um tempo para conversar pessoalmente com os moradores. Uma iniciativa muito positiva é a promoção de eventos para que os condôminos se conheçam e adquiram o hábito de se relacionar. Vale festa junina, festa de Natal, um churrasco para inauguração de algum espaço reformado, campeonatos esportivos; o importante é o envolvimento dos funcionários, corpo diretivo e condôminos.

Seguros – o síndico é responsável por garantir que o condomínio tenha todos os seguros obrigatórios contratados, a exemplo dos que cobrem danos à estrutura da edificação, coberturas contra incêndio, raios, explosão, danos elétricos, vendaval e impacto de veículos.

Plano de trabalho – para facilitar seu trabalho, é interessante que o síndico tenha um plano de trabalho estabelecido, com etapas definidas e cronograma claro. Este plano pode ser debatido com a administradora, que pode contribuir para que o novo síndico faça uma boa gestão. O bom relacionamento entre o síndico e a administradora é vital para uma boa gestão.

Comunicação – por fim, não se esqueça de manter um canal de comunicação com os condôminos. Comunique todas as benfeitorias, decisões e orientações. A comunicação contribui para uma gestão melhor e mais participativa. É importante criar também um canal para que os condôminos se comuniquem com o corpo diretivo.

Pode ser por meio de um e-mail, de um horário reservado no condomínio até pelo livro de ocorrências. O mais importante é conseguir a integração e participação de todos no dia-a-dia do condomínio.