Redigir documentos, elaborar regimentos e convenções, planejar e elaborar uma Ata. Nada disso é uma tarefa fácil, mas hoje vamos falar a respeito de como elaborar uma Ata de condomínio.

O síndico do condomínio em que você mora ou nomeou como secretário, você sabia que a partir desse momento a elaboração das Atas de reuniões e assembleias estará sob sua responsabilidade?

Se essa for a primeira vez que você terá que elaborar uma Ata, leia este artigo até o fim e entenda todos os detalhes necessários para elaborar esse documento e saiba todos os passos para que a Ata seja validada por todos os condôminos.

Ata: o que é e para que serve

A Ata é um documento que tem como função validar as ações e tomadas de decisões de um síndico referente ao condomínio que administra. Ela serve como prova do que foi aprovado ou não durante uma assembleia e deve conter todas as informações importantes referentes à reunião de condomínio. Assim como todas as deliberações, não aprovações e todas as tarefas atribuídas a cada pessoa presente na reunião.

Como elaborar uma Ata de condomínio?

O primeiro passo é conhecer muito bem as regras e o regimento do seu condomínio, assim como suas funções como secretário. Saiba se no seu condomínio existe alguma norma que permita ou não a presença do secretário na assembleia de condomínio. Como secretário, você deverá preparar um modelo para a Ata do condomínio, visto que algumas informações se repetem e poderão ser usadas nas próximas reuniões.

O que deve contar uma Ata?

Existem alguns itens básicos para elaborar uma boa ata de condomínio. Confira abaixo os itens indispensáveis.

• Nome do condomínio
• Reunião: semanal, anual, extraordinária, regular…
• Local da reunião, dia e hora. Não esqueça de deixar um espaço, ou mesmo acrescentar, os horários de início e término previsto e os adiados.
• Nome do síndico, presidente da mesa, líder da reunião e do secretário, assim como dos substitutos.
• Monte uma lista de presentes e ausentes, marque o quórum necessário para uma votação.
• Não se esqueça de deixar um espaço para sua assinatura e de uma testemunha. Como secretário você é o responsável pela Ata e você sempre deverá assinar o seu trabalho.
• Caso o síndico ou presidente apresente as pautas para a reunião, apresente-as na Ata.

Durante a assembleia, anote o máximo de informações possíveis, registre as deliberações e as ações tomadas na assembleia. Caso alguém solicite, faça resumos das discussões durante a assembleia.

Após a reunião, transcreva todas as informações da Ata no formato utilizado pelo condomínio, leia para todos os presentes para que aprovem. A Ata deve disponibilizadas nas áreas comuns do condomínio, como elevadores, corredores ou mesmo em um software para gestão de condomínios.

Fonte: Condo Brasil